Comment organiser et diriger avec succès votre propre séminaire ?

La planification et la réalisation d’un séminaire réussi et informatif nécessitent beaucoup d’organisation, de temps et, surtout, de planification. Il existe un certain nombre d’actions que vous devez prendre en compte lors de l’organisation d’un séminaire afin d’en assurer la réussite.

Planifiez à l’avance

Si vous envisagez d’organiser un séminaire régulièrement, peut-être tous les mois ou tous les trimestres, il serait bon de le planifier à l’avance. Choisissez une date qui convient à toutes les personnes concernées et inscrivez-la dans votre calendrier. Choisissez votre lieu de réunion et réservez-le à l’avance pour éviter qu’il ne soit pas disponible. Choisissez un sujet pertinent susceptible d’attirer un public varié et, si possible, créez votre titre, afin de pouvoir commencer à créer du contenu à l’avance.

Faites de la publicité pour votre événement dès le début

Faites de la publicité pour le séminaire le plus tôt possible. Créez un lien vers une page d’inscription sur votre site Web et faites-en la publicité sur tous les portails de médias sociaux. Envoyez une invitation par courriel à vos clients actuels et potentiels. Il est important d’être sélectif quant aux personnes que vous allez inviter. La quantité n’est pas toujours synonyme de qualité. Au lieu d’envoyer un e-mail générique à l’ensemble de votre liste de contacts, personnalisez votre e-mail et envoyez-le individuellement à chaque personne – vous pouvez peut-être le faire suivre d’un appel téléphonique plus tard dans la semaine ? Par expérience, vous avez plus de chances que votre contact ouvre votre e-mail et s’inscrive si vous adoptez une approche plus personnelle (après tout, nous aimons tous nous sentir spéciaux) ! Une agence d’hôtesse d’accueil pourra vous assister dans l’organisation de votre évènement.  

Planifier et créer

Créez votre contenu. Décidez de la durée du séminaire, si vous allez l’interrompre par des rafraîchissements au milieu et n’oubliez pas de prévoir du temps pour les questions à la fin de votre présentation. Une erreur courante consiste à charger les diapositives de votre séminaire avec TOUTES vos informations. Vous vous retrouvez avec une vingtaine de diapositives remplies de texte que votre public finit par plisser les yeux pour lire sur l’écran du projecteur. Vos diapositives doivent donner une vue d’ensemble du sujet que vous abordez. Elles doivent être attrayantes et intéressantes, mais ne doivent pas détourner l’attention de ce que vous dites. Incluez une image pertinente et des puces sur le sujet que vous abordez. Quelle que soit votre expérience de la prise de parole en public, il est toujours utile de revoir votre séminaire avec quelqu’un avant l’événement principal, afin de repérer les problèmes ou les fautes d’orthographe dans vos diapositives et de vous assurer que votre présentation est aussi soignée que possible. La confiance est la clé !

Ne tombez pas dans le piège de la technologie

Cela peut sembler évident, mais assurez-vous que votre présentation est sauvegardée sur votre ordinateur portable et sur une clé USB. La technologie moderne est une chose merveilleuse mais elle peut toujours avoir des ratés et si votre ordinateur portable décide de vous lâcher le matin de votre présentation, vous aurez au moins une sauvegarde. Faites-vous une liste de contrôle qui comprend tous les équipements techniques dont vous aurez besoin pour la journée – y compris des piles de rechange pour votre souris (je parle par expérience) !

Triez les badges nominatifs

Une fois que vous avez la liste de tous les participants à votre séminaire, créez des badges nominatifs pour eux. Indiquez leur lieu de travail ainsi que leur nom. De cette façon, vos invités n’auront pas à se répéter sans cesse le typique « Bonjour, je m’appelle… et je travaille pour… » lorsqu’ils parlent aux autres participants. Si vous distribuez des feuilles de travail ou des formulaires de commentaires, vous pouvez les créer et les imprimer en même temps que vos badges nominatifs, car vous savez maintenant combien de personnes vous attendez (mais imprimez-en toujours quelques-uns en plus, car vous ne savez jamais qui peut arriver à l’improviste).

Envoyez des rappels

C’est toujours une bonne idée d’envoyer un e-mail de rappel la veille de l’événement. La plupart des personnes que vous avez invitées gèrent peut-être leur propre entreprise et sont donc probablement très occupées. Il n’est donc pas inutile d’envoyer un petit rappel précisant le lieu, l’heure de début et de fin de l’événement.